Tổ chức cuộc họp hiệu quả là một kỹ năng quan trọng trong công việc và kinh doanh. Thông qua cuộc họp, đội nhóm của bạn có thể trao đổi thông tin, đưa ra quyết định và thực hiện các kế hoạch quan trọng.
Tuy nhiên, chắc hẳn bạn đã không ít lần phải tham gia những cuộc họp vài tiếng hơn mà không đi đến kết quả. Đó là bởi cuộc họp không có kế hoạch cụ thể. Nếu không được tổ chức và điều hành đúng cách, họp hành không chỉ làm tốn thời gian, mà còn hao hụt không ít chi phí vận hành và tài nguyên. Dưới đây là một số nguyên tắc tổ chức cuộc họp hiệu quả, hãy cùng The Vibes tham khảo để tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp và đạt chất lượng hơn nhé:
Xác định mục đích và nội dung trước khi tổ chức cuộc họp
Trước khi tổ chức cuộc họp, bạn cần phải xác định rõ mục đích và nội dung của cuộc họp. Điều này giúp cho cuộc họp được tập trung và có kết quả tốt. Nếu không xác định được nội dung và mục đích của cuộc họp, có thể dẫn đến việc cuộc họp trượt khỏi chủ đề chính hoặc đi vào những chủ đề không liên quan. Điều này sẽ làm mất thời gian, gây nhầm lẫn và không đạt được mục tiêu chính.
Chọn thời gian và địa điểm phù hợp
Thời gian và địa điểm của cuộc họp cũng rất quan trọng. Bạn cần chọn thời điểm và địa điểm phù hợp với tất cả các thành viên trong nhóm. Đặc biệt, hãy thường xuyên đổi gió địa điểm họp để mọi người cảm thấy bớt gò bó và dễ chịu hơn. Khi tâm trạng của các thành viên thoải mái nhất, buổi họp của team sẽ dễ dàng đạt hiệu quả cao. Theo một nghiên cứu của Đại học Heriot-Watt University, chỉ cần đắm mình trong không gian xanh nhiều cây cỏ sẽ giúp tăng khả năng tập trung và khiến tư duy cởi mở hơn.
Nếu đã chán những buổi #brainstorming ở phòng kín, đổi gió họp hành trong không gian ngát xanh của The Vibes để tăng sức sáng tạo. Tại sao không?
Tiện ích đi kèm khi sử dụng dịch vụ phòng họp tại The Vibes
- Đầy đủ trang thiết bị: máy chiếu, micro và loa, màn hình tương tác, hệ thống chiếu sáng hiện đại, bàn ghế đạt chuẩn.
- Phục vụ teabreak và ăn trưa theo yêu cầu.
- Không gian yên tĩnh, ngập ánh sáng tự nhiên và cây xanh.
- Sử dụng các tiện ích nội khu của The Vibes gồm nhà hàng, cafe, spa.
- Bãi đỗ cho xe máy và ôtô.
(*) The Vibes luôn linh động tuỳ biến không gian tuỳ vào yêu cầu của bạn. Đừng ngần ngại gọi hotline 0902413399 để được tư vấn báo giá ngay hôm nay.
Sẵn sàng trước mỗi cuộc họp
Trước khi tổ chức cuộc họp, bạn cần chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho cuộc họp, bao gồm bản ghi chép của cuộc họp trước đó (nếu có), các báo cáo, bảng số liệu và các tài liệu khác liên quan đến nội dung của cuộc họp. Nếu thường xuyên họp online, luôn luôn kiểm tra thiết bị và chất lượng kết nối internet trước mỗi cuộc họp.
Các nguyên tắc khác
Giới hạn thời gian: Cuộc họp lâu chưa chắc đã hiệu quả, hãy giới hạn thời gian để nội dung không lan man.
Cần có người chủ trì cuộc họp: Trong cuộc họp, người chủ trì sẽ cần phải nắm bắt tình hình và điều hành cuộc họp một cách hiệu quả. Thường xuyên đưa ra câu hỏi và trả lời, đề xuất và yêu cầu ý kiến để thúc đẩy cuộc họp diễn ra tốt hơn.
Tổng kết và ghi chép: Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn nên tổng kết lại những điểm quan trọng và ghi chép lại các quyết định và kế hoạch đã được đưa ra trong cuộc họp.
Tổ chức cuộc họp hiệu quả là một kỹ năng quan trọng trong công việc và kinh doanh. Nếu bạn áp dụng những nguyên tắc trên, cuộc họp của bạn sẽ được tổ chức và điều hành suôn sẻ hơn, từ đó công việc của doanh nghiệp cũng được thực hiện tốt hơn.
